在留資格『特定技能』に関わるオンライン申請について

出入国在留管理庁では、以下の在留手続についてオンラインでの申請が可能になっています。

【1】在留資格認定証明書交付申請

【2】在留資格変更許可申請

【3】在留期間更新許可申請

【4】在留資格取得許可申請

【5】就労資格証明書交付申請

【6】【2】～【4】と同時に行う再入国許可申請

【7】【2】～【4】と同時に行う資格外活動許可申請

※永住許可申請及び在留カードに係る手続（住居地以外の記載事項変更届、在留カードの有効期間更新申請など）を行うことはできません。

※【1】在留資格認定証明書交付申請については、過去コラムで取り上げております。

以下の方が、在留申請オンラインシステムを利用してオンライン申請を行うことができます。

【1】外国人本人

【2】法定代理人（親権者、未成年後見人、成年後見人）

【3】親族（配偶者、子、父母など）※法定代理人を除く

【4】弁護士・行政書士

【5】所属機関の職員

【6】外国人の円滑な受入れを目的とする公益法人の職員

【7】登録支援機関の職員

ただし、対象者であっても、すぐにオンライン申請を行えるわけではありません。事前に在留申請オンラインシステムで「利用者登録」や「利用申出」を行う必要があります。

なお、在留申請オンラインシステムで利用できる言語は日本語と英語です。

在留申請オンラインシステムから「利用者登録」が必要なのは、下記【1】～【4】の方になります。

【1】外国人本人

【2】法定代理人（親権者、未成年後見人、成年後見人）

【3】親族（配偶者、子、父母など）※法定代理人を除く

【4】弁護士・行政書士

利用までの流れについては、下記リンクより、出入国在留管理庁の専用ページをご確認ください。

【1】～【3】外国人本人・法定代理人・親族（配偶者・子・父又は母等）の方

【4】弁護士・行政書士の方

在留申請オンラインシステムから「利用者登録」と「利用申出」が必要なのは、下記【5】～【7】の方になります。

【5】所属機関の職員

【6】外国人の円滑な受入れを目的とする公益法人の職員

【7】登録支援機関の職員

利用までの流れについては、下記リンクより、出入国在留管理庁の専用ページをご確認ください。

【5】～【7】所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方

（参照）出入国在留管理庁│在留申請のオンライン手続き

システム利用手数料は無料で、2025年4月1日の手数料改定により、窓口申請とオンライン申請の間に400～500円ほどの価格差が生じています。
交通費や移動時間の削減も含めると、結果としてコストメリットが大きくなります。

（2026年1月時点）

（参照）出入国在留管理庁│在留手続等に関する手数料の改定

通常、入管窓口での申請は平日9時〜16時に限られていますが、オンライン申請であれば、オフィスや自宅から24時間いつでも手続きが可能です。
土日祝に対応できないことや、窓口が混雑しやすいことを踏まえると、業務の合間に動きづらい企業・支援機関にとって大きな利点となります。

一括申請用テンプレートを利用することで、複数人分の情報をまとめて入力できます。
最大300名まで同時に処理できるため、特定技能のように受け入れ人数が多くなりやすいケースでは、業務効率が大幅に向上します。

オンラインシステムは入力項目が整理されており、必須項目の未入力や矛盾がある場合はエラー表示が出るため、窓口申請と比べて不備が発生しにくいという利点があります。
書類の差し戻しリスクが減ることで、審査がスムーズに進みやすくなります。

在留申請オンラインシステムでは、「申込内容照会」の「処理状況」欄から、現在の審査状況を把握できます。窓口や電話で問い合わせをする必要がなく、状況をリアルタイムで確認できる点は大きなメリットです。

表示されるステータスは以下の通りです。

・処理待ち：システム処理待ち

・申請完了：受付完了

・審査中：審査中

・返却中：追加資料提出が可能な状態

・発行待ち：郵送受取の場合、在留カード等の発行待ち

・完了：発行完了

・正常：一括申請が行える状態

・要確認：入力内容にエラーがある状態

オンライン申請を利用し、「受領方法」の「郵送」を選択することで、在留カード等を郵送で受け取ることが可能です。
窓口に出向く必要がなくなるため、企業・支援機関・外国人本人いずれにとっても負担軽減につながります。

所属機関、公益法人、または登録支援機関の職員として利用申出の承認を受けた場合、有効期間は 承認日から3年間です。

有効期限が近づくと、登録したメールアドレス宛に通知メールが送られます。継続して利用するためには、有効期限の1か月前までに 在留申請オンラインシステムから定期報告を行う必要があります。

なお、定期報告の確認および有効期間の更新は法人単位で行われるため、同一企業内で利用者IDを複数所有している場合でも1名がまとめて実施する形になります。 

また、定期報告の受付後、承認までにはおおむね1か月程度かかります。有効期限までに承認されなかった場合、一時的にシステムが利用できなくなる可能性があるため、早めの対応が必要です。

利用IDは登録者本人のみ使用可能で、他者との共有は認められていません。

親族が代理申請を行う場合や、申請担当者が変更となった場合には、必ず新規登録を行い、新たに利用IDを取得する必要があります。

以下の場合はオンライン申請を利用することができず、入管窓口での対応が必要となります。

・在留期限当日

・在留期限を過ぎている場合

さらに、住居地変更届出（転入届）を提出した当日はオンライン申請ができません。翌日以降に申請可能となるため、在留期限との兼ね合いには注意が必要です。

海外から在留申請オンラインシステムを利用して申請することはできません。

これは、海外IPアドレスへアクセス制限がかけられているためで、日本国外からはシステムにログインできない仕様となっています。

「通知送信用メールアドレス」には 外国人本人のメールアドレスを入力してください。

申請後には、このメールアドレスに「申請受付仮番号のお知らせ」や「申請受付番号のお知らせ」が届きます。

もし外国人本人がメールアドレスを持っていない場合は、本人が確実に内容を確認できるメールアドレスを登録してください。

（参照）出入国在留管理庁│オンラインでの申請手続に関するＱ＆Ａ

特定技能に関する在留手続きは、オンライン化の進展により、これまで以上に効率的に進められるようになりました。認定証明書の交付から変更・更新まで幅広い申請が自宅や職場から行えるうえ、費用の削減や不備の防止、一括申請や進捗確認など、実務上の利便性も高まっています。一方で、有効期限管理やIDの扱い、申請できない期間など注意点もあるため、仕組みを理解したうえで適切に活用することが重要です。

 

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